サービス名から探す : Microsoft 365 from NTT Communicationsに関するよくあるご質問

ご質問

共有メールボックスの作成方法とその利用方法について知りたいです。

回答

本FAQは、弊社の新設YouTubeアカウントへ動画コンテンツとして掲載をしております。

実際の設定画面をご覧いただきながら操作可能ですので、宜しければそちらも併せてご利用ください。

■【Outlook】共有メールの利用方法

本FAQ以外にも、多くの動画コンテンツをご用意しております。ぜひご活用ください。

動画マニュアル/FAQ | NTT Com お客さまサポート


●共有メールボックスの作成方法

共有メールボックスの作成方法については、下記のリンクをご参照ください。
共有メールボックスを作成したいです。 | NTT Com お客さまサポート


●共有メールボックスの利用方法

OutlookとWeb版のOutlookにて手順が異なりますのでご注意ください。
また、組織内で管理されていることにより一部操作が行えない場合がございます。
操作が行えない場合は、組織内の管理者までお問い合わせください。

<Outlookによる設定方法>

※Outlookの共有メールボックスの表示は、管理者画面から作成後しばらく時間を置くとユーザーアカウントの下に自動で表示されます。
1.受信メールを確認するには左側[>]をクリックし[受信トレイ]をクリック。
2.共有メールボックスのアドレスでメールを送信する場合は、[新しいメール]をクリックし、メール作成画面を開く。
[差出人]欄が表示されていない場合は、リボンの[オプション]の[差出人]をクリック。
3.表示された[差出人]ドロップダウンリストの[他の電子メールアドレス..]をクリック
4.共有メールボックスのアドレスを入力し、表示された候補の中から該当する共有メールボックスをクリックし[OK]をクリック。
その後、必要情報を入力し、メールを送信する。
5.次回以降、[差出人] ドロップダウンリストに共有メールボックスのアドレスが表示されます。
差出人を変更したい場合は、こちらから選択してください。


※受信した共有メールを削除すると、削除を実施した「個人」の[削除済みアイテム] に移動されます。
※共有メールとして送信したメールは、「個人」の[送信済みアイテム] に保存されます。


<Web版のOutlookによる設定方法>

ご利用中のバージョンにより手順が異なります。
また、条件・パターンにより対応手順が異なりますのでご注意ください。

パターン1:ユーザーアカウント画面とは別のブラウザウィンドウを開き
共有メールボックスを表示させてメールの送受信を行う方法

1.画面右上の[マイアカウント]ボタンをクリック
2.[マイアカウント]画面から、[他のメールボックスを開く]をクリック。
3.[他のメールボックスを開く]画面で、作成済みの共有メールボックスのアドレスを入力し
表示された候補の中から、該当する共有メールボックスをクリック。
4.共有メールボックスを選択後、[開く]ボタンをクリック。
5.別のブラウザウィンドウで、共有メールボックスが表示されます。
6.共有メールボックスのアドレスからメールを送信する際は、[新しいメッセージ]からメールを作成し、送信する。

※こちらの方法で送信や削除したメールは、「共有メールボックス」の送信済みアイテムや削除済みアイテムに保存されます。差出人は共有メールアドレスになります。


パターン2:ユーザーアカウント画面と共有メールボックスを一緒に表示させてメールの送受信を行う方法
(Outlookの手順と同様に画面左側の受信トレイ欄に共有メールボックスのフォルダを追加する方法となります)

1.左メニューに表示されている[フォルダー]を右クリックし、[共有フォルダーの追加]をクリック。
2.[共有フォルダーの追加]画面が表示されます。作成済みの共有メールボックスのアドレスを入力し
表示された候補の中から、該当する共有メールボックスをクリック。
3.共有メールボックスを選択後、[追加]ボタンをクリック。
4.追加が完了すると、メールボックスの左メニューに共有メールボックスフォルダーが表示されます。
(送信元アドレスを共有メールアドレス名にも変更できるように設定する)
5.画面右上の[歯車]ボタンをクリックし、[Outlookのすべての設定を表示]をクリック。
6.[設定]画面が表示されます。[メール]-[作成と返信]と進み、[差出人を常に表示する]にチェック。
右下の[保存]ボタンを押して[×]ボタンをクリック。
7.設定完了後、[新しいメッセージ]をクリックし、メール作成画面を開く。
[差出人]をクリックし、[その他のメールボックス..]をクリック。
8.共有メールボックスのアドレスを入力し表示された候補の中から、該当する共有メールボックスをクリックし[OK]をクリック。
その後、必要情報を入力しメールを送信する。
9.次回以降、[差出人] ドロップダウンリストに共有メールボックスのアドレスが表示されます。
差出人を変更したい場合は、こちらから選択してください


※受信した共有メールを削除すると、削除を実施した「個人」の[削除済みアイテム] に移動されます。
※共有メールとして送信したメールは、「個人」の[送信済みアイテム] に保存されます。

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