サービス名から探す : Microsoft 365 from NTT Communicationsに関するよくあるご質問

ご質問

SharePointでファイルやフォルダーを共有したいです。

回答

SharePointサイトに保存したファイルは、サイトへのアクセス許可を持つ全員が使用できます。組織外などアクセス許可を持たないユーザーとファイルを共有する必要がある場合、共有設定ができます。


<ファイルを共有する側の手順>

※入力されたメールアドレスに共有許可のメールが送信されますので、共有相手のメールアドレスを入力の際は、誤送信のないよう十分ご注意ください。

※管理者が組織外との共有を無効にしている可能性がありますので、管理者にご確認下さい。

※特定のユーザーと共有する方法は、受け取る側もMicrosoftアカウントが必要です。受信者が共有リンクを転送できないようにする必要がある場合は、[特定のユーザー] 権限を使用します。


1.SharePointにアクセスし、共有したいファイルを「右クリック」もしくは縦3点リーダをクリックし、「共有」をクリックします。

2.「指定したユーザーが編集できます」をクリックします。リンクの設定ウィンドウが開きますので、[特定のユーザー]をチェックをします。

共同作業をしない時など、編集を許可したくない場合は、その他の設定の「編集の許可する」のチェックを外します。

共有対象が「ファイル」の場合は、「ダウンロードを禁止する」設定ができます。ダウンロードを禁止にする場合は、ダウンロードを禁止するをオンにします。

「適用」をクリックします。

3.リンクの送信ウィンドウに戻ります。ファイルを共有したい人のメールアドレスを入力します。複数人と共有する場合は、「別のユーザーの追加」欄にメールアドレスを入力します。

4.メール本文にメッセージが必要な場合は、メッセージ欄に入力します。

5.送信をクリックすると、共有ファイルへのリンクが送信されます。


※「編集を許可する」と、共有を許可しているユーザーは、編集以外にも、共有フォルダにファイルを追加や削除、アクセス許可の管理ができます。

※ダウンロードを禁止にした場合は、受け取る側はOfficeOnlne上で閲覧のみ可能です。


<ファイルを受け取る側の手順>

1.〇〇さんがファイルをあなたと共有しましたというメールが届きます。開くをクリックします。

2.「IDを確認します」の画面が開きます。メールアドレスの入力を求められたらご自身のメールアドレスを入力します。

3. Microsoft SharePoint の検証コードがメールに届きます。コードを入力して開くと、共有されたファイルが表示されます。


<共有を停止する手順>

1.共有を削除したいファイルを「右クリック」もしくは縦3点リーダをクリックし、「アクセス許可の管理」をクリックします。

2.リンクしたURLの下に共有ユーザーのアイコンが並んでいるので右側の下向き矢印をクリックします。

3.共有を削除したいユーザーの右側にある×をクリックします。

4.〇〇さんのアクセス許可を削除しますか?で削除をクリックします。


※共有ファイルを削除すると共有が停止されます。

※フォルダーにアクセス権限した場合、フォルダ内にあるファイルにはフォルダーと同様のアクセス権限が付与されます。ファイルごとにアクセス権を削除することはできません。

※共有ファイルの「アクセス許可の管理」で「共有を停止」をクリックすると、所有者権限以外が共有停止になります。


参考情報として、OneDriveとSharePointの違いについてご紹介します。
どちらもストレージサービスという意味で根の部分は同じですが、
以下をご参照いただき、最適な活用をご検討いただけますと幸いです。
◆OneDrive
 ・エンド ユーザー全員に対して支給される個人用のストレージ
 ・共有機能を持つが権限管理が煩雑になりがちである
 ・退職者が出た場合にはその方のOneDriveは30日以内に失効となる

◆SharePoint
 ・他のメンバーとのコラボレーションとファイルの共有・公開に適したツール
 ・チームサイトを利用するユーザーに対し基本は読み取り専用での公開とし、
  一部の限定したユーザーにアクセス権の付与を行えばよいのでアクセス権の管理が容易である
 ・コミュニティサイトを利用することで社内向けサイトが容易に作成できる

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